Como organizar un evento de éxito mezclando el online con el offline

¿Cómo organizar un evento de éxito que triunfe dentro y fuera de las fronteras del mismo? La fórmula secreta es on & off, la combinación perfecta para transmitir la esencia y filosofía es la fusión de persona a persona incrementada por la magia de lo digital compartiendo conocimiento e impulsando el aprendizaje de una tribu alrededor de una visión y pasión.

En este post quiero hablarte de los puntos clave para conseguir un evento de éxito capaz de crear una comunidad que traspase las barreras de lo online y se alimente en lo offline. Unas claves que deberán ser nuestro manifiesto para que cada uno de nuestros eventos sean recordados en el tiempo y perdure en el recuerdo más inmediato de nuestra comunidad.

evento online

Photo Credit: Thomas Hawk

Las claves para conseguir un evento de éxito

  • Filosofía y Visión: Lo primero que has de hacer es crear el manifiesto de tu evento, quién eres, cuál es tu esencia y cómo vas a impactar a tu comunidad, qué áreas son las esenciales para comunicar y a través de qué medios llegarás a tus fans, seguidores e incluso embajadores. La visión y filosofía es el primer paso para la creación de un manifiesto que sea compartido por la comunidad.
  • Comunidad: Es vital que sepas quiénes son tus fans, qué les apasiona, qué les impacta y en qué medios se mueve, desde el primer momento has de interaccionar, conversar y compartir conocimiento. Para crear comunidad has de ser humano, directo y empático, no sólo vale con realizar retweets de los contenidos que comparte, ¡habla y enriquece la conversación!, la comunidad no empieza el día del evento, comienza el día que lanzas tu proyecto.Dibuja a tu fan, analiza sus pasiones y comunica para crecer en la misma dirección.
    • Claves que te ayudarán:
      • Conocimiento profundo de tus seguidores y fans.
      • Creación del nombre de tu comunidad. Todos pertenecemos a una tribu, haz que tu tribu se identifique contigo.
      • Cercanía, humanidad y empatía. Es esencial que siempre permanezcas humanos que no exista una barrera.
      • Comparte, crece y aprende con tus seguidores. Habla, piensa e impulsa en conjunto. Talk, Think, Inspire.

La tribu es el impulso de un evento, la tribu es una filosofía y pasión conjunta para crear una engagement emocional.

  • Canales Sociales: Has de definir en qué red comunicarás con tu comunidad, qué contenidos has de crear y cómo alimentarás tus redes tras el evento. Es esencial que siempre aportes puntos de aprendizaje y que no abandones las redes tras el evento es un punto crítico para saber cuán de importantes son para ti tus seguidores.  Aquí te dejo unos puntos vitales:
    • Definir qué canales trabajas. Tu mapa social será esencial para impulsar la comunidad, sé certero a la hora de elegir donde realizarás tus esfuerzos.
    • Traza un mapa de objetivos. ¿Qué quieres conseguir? ¿Cómo lo vas a conseguir? ¿Qué herramientas vas a utilizar?.
    • Acciones. No olvides que has de crear un mapa de acciones para las redes, sin acciones todo se convertirá en esfuerzos vanos, sin una guía te perderás en el desierto digital.
    • Métricas: Sin análisis no hay paraíso, mide, mide y mide, analiza cada punto de interacción, evalúa y retroalimentar tu mapa social para cambiar todo lo que te es ineficiente.

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Vamos a definir las acciones antes, durante y después del evento

- Antes:

Es fundamental que antes del evento realicemos estas acciones para que no se nos olvide nada

Creación de la Landing Page del evento bien optimizada ofreciendo las posibilidades online y offline de asistir (pedir los datos en ambos casos)

  • Creación del Hahstag del evento “#“ y nombrar a las cuentas de Twitter de los ponentes, patrocinadores, organizadores, invitados, etc en los tweets que se publiquen
  • Programar con Hootsuite o Buffer los tuits que ya tienes planificado publicar. durante el evento, sincronizándolo con el horario de cada uno de los ponentes. (Cuidado con esto que como el horario haya cambios deberás corregirlo al instante para que no se pierda el sentido de la transmisión)
  • Redacta una nota de prensa y envíala para promocionarlo en varios medios del sector. Aquí (Poner Follow)tienes un claro ejemplo de nuestro compañero Borja Gomez, de cómo una acción como esta puede ser un éxito
  • Envía a tu BBDD la nota de prensa pero transfórmala al lenguaje que tienes con tus usuarios
  • Realiza una campaña en FB Ads y Twitter Ads promocionando el mismo segmentando a la perfección tu Target
  • Escribe un artículo bien desarrollo sobre lo que se encontrará el asistente en el evento.
  • Habla con cada ponente, patrocinador, referentes del sector etc  para que promocionen en sus redes sociales o blog el evento al que asistirá, puedes enviarle un escrito para que directamente lo modifiquen poniéndole cada uno su toque y lo envíe a sus respectivos contactos por email y rrss (la idea es que siempre le demos a los asistentes todo hecho para que no les sea mucha molestia la promoción del mismo.
  • Ten definida la herramienta para transmitir en streaming (si lo vas a hacer), herramientas como Agora News (poner no follow) pueden ayudarte a realizar esta acción. 

- Durante

En tu evento en directo no desconectes nunca de la tribu que no ha podido asistir, establece las vías para llegar a él a través de lo digital, sigue comunicando, sigue compartiendo la experiencia que has creado e impulsado.

    • # Hashtag elegido bien visible (En letras gigantes ¡no te olvides!) siempre ha de estar en toda comunicación. Es tu seña de identidad, es el vehículo perfecto para impactar.
    • Aquí te dejo una serie de ideas para llegar a toda la comunidad utilizando redes y cómo dar contenido:
      • Periscope: Para entrevistas en 1º persona con los ponentes. Ellos mismos pueden contar su experiencia, sentimientos y emociones durante su intervención en el evento.
      • Snapchat: Para enviar historias inéditas, equipo del evento, público, ponentes.
      • Instagram: Making Off sobre el evento, behind the talks "detrás de las charlas" con ponentes, emociones de los asistentes
  • Twitter Interactuar con la audiencia  que está participando a través de menciones, retuits, favoritos o comienza a seguir a algún asistente que pueda ser interesante.
    • Te recomiendo que utilices herramientas de transmisión en directo como Hootfeed en la sala para poder ver los tweets de la organización y los asistentes en una pantalla gigante, esto fomentará la interacción.
    • Utiliza un móvil de buena calidad para hacer fotos y subirlas al momento siempre acompañados del # del mismo y difundirlas en las distintas RRSS
    • Debes transmitir en cada uno de los tweets lo que ocurre en cada momento, describiendo o mostrando el lleno, poner alguna frase de los ponentes etc
    • Promueve al inicio un sorteo para las personas que más hayan interactuado.

Despues:

Clave medir y analizar lo que has sido capaz de generar, es importante el feedback de tu comunidad para mejorar e incrementar tus puntos de impacto. Sé objetivo y meticuloso a la hora de analizar. Puntos críticos tras el evento:

  • Medir y analizar. Fase de conocer todo nuestro trabajo y de aprender sobre lo realizado. Aquí encontrarás los puntos de mejora, analiza los datos de tu # durante cada fase (antes durante y después), ten en cuenta que posiblemente se hablara durante semanas después del evento ya que deberás dar tiempo a que los ponentes y patrocinadores, escriban sus artículos sobre el mismo y lo compartan con el #
  • Comunidad: Sigue creando, no abandones a tu tribu alimenta el feedback. Comparte y crea junto a ellos.
  • Redacta un post sobre todo los detalles del evento.
  • Según la estrategia que quieras realizar puedes subir el video del streaming de forma gratuita o pedir a cambio los datos para poder verlo

Estas claves han sido y serán mis guías para la construcción, creación y lanzamiento de eventos, son las que me han ayudado a impactar y formar una comunidad.

Si trabajas estos puntos clave para la creación y lanzamiento de tu evento serás capaz de impactar e inspirar a todos aquéllos que forman parte de tu tribu.

Permanece humano, haz que la interacción sea rica, piensa en grupo e inspira a tu comunidad.

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